La mayoría de los emprendedores y de los empleados trabaja más de tres horas extra al día. Trabajar tiempo extra es beneficioso para usted y la empresa únicamente cuando es estrictamente necesario.
Pero hacerlo todos los días habla de una ineficiente organización personal y corporativa. Antes de cambiar las estructuras o la forma de trabajar en su empresa, comience por usted. Siga estos consejos para organizarse y mejorar su desempeño.
1.- Levántese bien temprano
Empezar a trabajar antes es una gran técnica para aprovechar mejor el día. Si es de los primeros en llegar a su lugar de trabajo, podrá comenzar su jornada con menos distracciones (saludos innecesariamente largos, llamadas telefónicas inoportunas, entre otras), lo que le permitirá concentrarse en lo que necesita hacer. Ciertamente, es difícil de llevar a la práctica, pero tenga confianza en su efectividad.
2.- Planifique su jornada
La mejor forma de sacar provecho a su día laboral es planificándolo. Dedique entre 20 y 40 minutos diarios a esa tarea y, por ningún motivo, piense que es tiempo perdido. Todo lo contrario: la definición de una buena agenda de trabajo le permitirá priorizar con certeza y avanzar en los temas realmente importantes.
3.- Haga las tareas más difíciles
Priorice y enfréntese a las tareas más complejas lo más pronto que pueda. Al iniciar la jornada, sus niveles de concentración son mejores y tiene más energía. Resultado: resuelve los temas más difíciles con mayor rapidez y efectividad. La otra cara de la moneda es dejar todo para el final y arriesgarse a cometer errores por no estar en sus mejores condiciones físicas y mentales.
4.- Trabaje un tema a la vez
Si cree que ser multitareas es una ventaja, está equivocado. La correcta planificación de sus actividades y la firme decisión de atacar primero las tareas más difíciles le permitirá, acto seguido, tener la capacidad para atender un solo tema cada vez. El objetivo es que realmente se concentre para resolver problemas o planear nuevos negocios o procedimientos. Además, lo hará en menos tiempo. En lo posible, evite distracciones y guíese por su agenda de trabajo.
5.- Descanse cada cierto tiempo
Cuando planifique su día, deje algunos espacios en blanco para descansar. Su cuerpo y su mente necesitarán pausas para recuperar energía. Recuerde que descansar no es sinónimo de perder el tiempo. Puede leer su periódico preferido durante 15 o 20 minutos, tomar un café al aire libre o tener una charla agradable. No abuse de las pausas y evite interrumpir a otras personas mientras se distrae.
6.- Aprenda a decir no
Aunque suene lógico, un gran secreto para concentrarse en lo realmente importante es desatender las tareas intrascendentes. Si no aprende a decir no, es muy probable que su agenda se llene de temas que le quiten mucho tiempo y generen pocos beneficios para la empresa y para usted. Todo ello, sin contar el hecho de que toda tarea innecesaria ni se paga ni se agradece. Sea fiel a su planificación y no se canse sin sentido.
7.- Ordene su espacio laboral
Su espacio de trabajo, muy probablemente, tiene dos caras: una real (su oficina, la planta, etc.) y una virtual (su computadora). Y es imposible ser eficiente si este entorno está tan desordenado que puede perder decenas de minutos buscando un archivo o ese documento importante que alguien dejó sobre su escritorio. No se trata de "olvidar" todo en cajones o carpetas electrónicas para que se vea bonito. El único propósito de trabajar en un espacio ordenado es facilitar su desempeño y estimular su creatividad.
8.- ¿Siempre disponible? Las tecnologías de comunicación -correo electrónico, messenger, smartphone, redes sociales y buzón telefónico- son muy útiles si sabe administrarlas correctamente. Pero ojo, pueden transformarse en los peores enemigos de su eficiencia. Consejo: evite las distracciones de estar siempre online y aprenda a utilizar con mesura estos servicios.
9.- Divida sus actividades
Empiece cada día priorizando sus actividades, escribiendo y programado cada una de ellas. Al separarlas en tareas más sencillas y cortas, su cerebro responde mejor, disminuye el estrés, lo que le permite alcanzar sus metas más rápido.
10.- Dé responsabilidades
Aquellas tareas que no le generen ganancias o que solo le quiten tiempo deselas a alguien de su equipo o contrate a otros. No lo vea como un gasto, sino como una inversión
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