El método Kaizen ayuda al mejoramiento continuo, tanto personal como laboral

Los continuos y acelerados cambios que se vive a diario, así como la reducción en el ciclo de vida de los productos, la evolución en los hábitos de compra de los consumidores y la implacable competencia a nivel global, exige a las empresas aplicar y ofrecer mayor calidad, variedad y menores costos a sus productos, por lo cual se requiere la aplicación de métodos que en forma armónica permitan hacer frente a todos esos desafíos.

Dentro de los métodos para la gestión de la calidad total y las técnicas para el mejoramiento continuo, destaca por su sencillez y sentido práctico el método Kaizen, que sobresale por ser aplicable tanto en lo personal, como en lo laboral.

Así, por la importancia del método, SuperNova empresarial dictará el curso Kaizen y las 5S, a partir del jueves 18, con una duración de 12 horas distribuidas a lo largo de seis días. Mayores informes: www.supernova-bo.com o al 4457954.

Kaizen significa la acción del cambio y el mejoramiento continuo, gradual y ordenado. Se centra en la eliminación de los desperdicios y en los despilfarros de los sistemas productivos. El mensaje de la estrategia de Kaizen es que no debe pasar un día sin que se haya hecho alguna clase de mejoramiento, sea a nivel social, laboral o familiar. Se debe ser muy riguroso y encontrar la falla o problema y hacerse cargo de él. Y en su idea de mejoramiento continuo se involucra en la gestión y el desarrollo de los procesos, enfatizando las necesidades de los clientes para reconocer y reducir los desperdicios y maximizar el tiempo.

En el desarrollo y aplicación de Kaizen se combinan conocimientos y técnicas vinculadas con administración de operaciones, calidad, costos, comportamiento organizacional, disciplina, innovación, logística, mantenimiento, productividad, trabajo en equipo y otros. Así, Kaizen es el paraguas que envuelve a una empresa.

Este método considera al tiempo como un recurso estratégico, pues el tiempo es uno de los recursos más escasos dentro de cualquier organización, y a pesar de ello, uno de los que se desperdician con más frecuencia. Solamente ejerciendo control sobre este valioso recurso, se pueden poner en marcha las otras tareas administrativas y prestarles el grado de atención que merecen. Para que las empresas sean más rentables, se necesita que el personal sea más eficiente, y para ello, las personas deben ser más productivas, eliminando las cosas innecesarias de su trabajo, organizándose y sobre todo aplicando calidad en su trabajo.

La mejora continua y la calidad, no deben ser imposiciones, sino un hábito que toda persona debería aplicar en su vida.

'Empodere' al trabajador

Cuando Érica Santos decidió proponer un cambio en la forma de servicio de Politupan -empresa especializada en servicios de asistencia administrativa- ya se imaginaba que su sugerencia facilitaría el avance de los trabajos. “Sugerí que nosotros mismos, en aquella época asistentes, respondiésemos al cliente cuál sería el plazo de entrega, los valores, etc. Mientras el gerente podría preocuparse por otros procesos”, manifiesta.

Resultado. Muy pronto, la idea comenzó a producir efectos positivos. “El cliente se satisface más con nuestra agilidad y eso nos hizo más competitivos en el mercado”, cuenta Érica, en lo que destaca que ella siempre ha mantenido esa actitud. “Soy abierta para dar opiniones y tomar decisiones que representen lo mejor para la empresa. Es muy bueno saber que existe confianza en mi trabajo”, comenta.

Técnica. La experiencia de Érica muestra una tendencia cada vez más presente en el modo de cómo las empresas se administran. Es el nuevo formato de gestión llamado "empowerment" o empoderamiento.

El profesor y director nacional del curso de Administración de la Escuela Superior de Propaganda y Marketing (ESPM), Ilan Avrichir, explica que el modelo ya se utiliza por grandes empresas, tales como Nordstrom, Google, Dell, Natura y Toyota. Al ver el éxito de estas, no es necesario cuestionar la validez del método.

Liderazgo. Para Gustavo D'Avila, maestro coach de la Sociedad Brasileña de Coaching, la función del líder en ese modelo de empresa es conducir a los profesionales y dar sentido al trabajo que realizan. 

Siete tips para organizarte en el trabajo

Si las tareas pendientes rebasan tu capacidad, es hora de que aprendas a planificar tu trabajo; el truco es concentrarte en las actividades esenciales y dejar la recreación para después. El chat es una actividad a la que se invierte buena cantidad de tiempo, no obstante que esos minutos pueden aprovecharse para incrementar tu productividad. "Para sacar los pendientes y hacer rendir el tiempo, la persona debe practicar cuestiones tan básicas como delegar y distribuir", saber qué debe sacar de inmediato, lo que puede esperar y qué es posible hacer con ayuda de otros. Pero, la mayoría de veces, se termina trabajando en varias cosas al mismo tiempo, sin priorizar", dice Peter Turla, en su libro Cómo usar el tiempo con eficacia y productividad. Es una realidad que a veces (y parece ser la regla) el día no alcanza para cubrir todas las actividades. Si llegar a las 9 de la mañana y salir a las 10 de la noche es parte de tu rutina diaria, llegó el momento de hacer un "check up" a tu distribución del tiempo. "Este tipo de ejercicio ayuda a identificar bajo qué esquema se está tratando de cumplir con los compromisos; e incluso, hasta dónde depende de la persona o de la forma en cómo se organiza su empresa", dice Belén Martínez, especialista del Centro Panamericano de Investigación e Innovación (Cepii). LOS SIETE PASOS DE ORO Según los expertos consultados, esto son algunos elementos que debes evaluar en tu día a día, y su modificación podría ayudar a hacer rendir mejor tu tiempo. Toma nota: 1. ¿Adicto al mail? De acuerdo con el estudio el uso del tiempo realizado por especialistas de la Universidad Autónoma de Barcelona, una constante en los trabajos es invertir varias horas del día no sólo en chatear, sino en leer blogs, contestar correos y entrar a redes sociales. Concéntrate en contestar mensajes importantes o que debas darle seguimiento, y deja para el final del día las visitas a sitios como el Facebook o el mail de tus amigos, éstos los puedes revisar en casa. Puedes instalar alguna herramienta, como "MeeTimer", que indica cuánto tiempo pasas en cada sitio Web que visitas. 2. Sigue tu reloj: Establece en qué hora del día te sientes más productivo, por ejemplo a medio día, y en cuál menos. Aprovecha ese lapso para realizar los pendientes más importantes. Eso sí, trata de cumplir con esa rutina, si decides trabajar arduamente entre 10:00 y 13:00 horas, organízate para ello. Puedes usar audífonos mientras trabajas (no para cantar tus canciones preferidas) para concentrarte y prestar menos atención a la plática de tu compañero de enfrente. 3. Enlista tus actividades. En un trabajo "todo es importante", pero debes aprender a priorizar cada acción, según su orden de importancia. Reúnete con tu jefe, pídele que te indique si existe una labor a desarrollar de inmediato y enfoca tu energía en eso. Después, anota cómo irás sacando lo demás, y evalúa si algún compañero puede apoyarte en determinada tarea, por lo menos, entregándote a tiempo cierta información. 4. Descansa ¡con orden! Si bien es importante que en tu rutina fijes un espacio, de unos 5 a10 minutos, para pararte a caminar o hacer una llamada pendiente, evita que la ida por el café se convierta en media hora. Habla con tus compañeros y diles que pueden ‘ponerse al corriente’ en la comida o al salir del trabajo. 5. Pon orden. ¿Te ha pasado que pierdes una hora buscando la versión ‘final-final’ de un archivo o un contacto? El primer paso para ser productivo es el ‘orden’ si tienes varias versiones de un documento depura hasta dejar la que tenga los últimos cambios (a menos que te pidan guardar todo), y utiliza un archivo de excel o un programa, como Keepass Password Safe para guardar números importantes que necesites diariamente. 6. Ubica tu foco de atención. Si te encanta leer el periódico o revisar las ofertas que te mandan por Internet, de nueva cuenta: hazte un espacio para ello, sin que intervenga en tu horario laboral, puede ser muy temprano o por la noche, en casa. 7. Entrénate en decir "no". Aunque quizá esta sea la consigna más difícil (sobre todo si quieres quedar bien con tu jefe), es importante que aprendas a utilizar esta palabra. Si un amigo te insiste en que pases a ‘partir el pastel’ de un compañero, y que aproveche para extenderse en la plática, indícale que, ante la carga de trabajo, estás buscando ordenar mejor tus tiempos. Lo mismo con tu jefe, si después de esta reorganización sigues sintiéndote al límite, busca la manera de decirle (en el tono que mejor funcione con tu superior, tú lo conoces): "haré esto otro, pero una vez que te entregue los pendientes que comentamos; o esta nueva petición ¿urge más?" Lo importante es hacerle saber que estás poniendo todo de tu parte para salir adelante con sus consignas, pero que esos imprevistos pueden desajustar la dinámica de trabajo que ya tenían convenida.

Celos laborales, cómo combatirlos y mejorar el ambiente de trabajo

Es un problema al que está expuesta toda empresa u organización y sus efectos son negativos. ABORDAR ESTA TEMÁTICA A TIEMPO ES IMPORTANTE PARA LA BUENA SALUD DE LOS GRUPOS DE TRABAJO Y PARA LOGRAR MEJORES RESULTADOS. Los rumores y la desinformación contribuyen a que se dispersen y crezcan



Texto: Ricardo herrera F. / Ilustración :will Quisbert/ foto Archivo

M aría no duda en decir que vivió los peores momentos de su vida cuando la pusieron a cargo de una de las unidades de su empresa. “Me hicieron la guerra desde el primer día que asumí el cargo. Era un grupo en el que estaban las empleadas más antiguas. Al principio me escondían información y después empezaron a inventarse chismes de que yo salía con el jefe. Todos los días llegaba a mi casa llorando, tuve discusiones con mi marido por esos rumores y terminé con gastritis. Al final pedí mi cambio de área ¿Por qué me hicieron la guerra?, porque estaban celosas de que no haya sido una de ellas la que designaran en ese cargo. Eran muy envidiosas”, insiste esta admistradora de 34 años.

Lo que le sucedió a María puede ocurrir, con diferentes matices, en cualquier tipo de organización donde se ha dejado avanzar los celos laborales, los que pueden crecer como una hierba mala que terminarán por estrangular el buen funcionamiento de una institución.

SEÑALES
Las personas que están a cargo de un grupo o que son jefes deben estar siempre atentas a este tipo de situaciones, advierte Juan José Jáuregui, director de Gestión Humana de Human Value. “Los problemas que en un principio se presentan solo como laborales pueden tener un trasfondo personal de celos. Por ejemplo, acusaciones o quejas de que un compañero hace mal su trabajo, o no pasa informes, etc. Es importante entoces poner esos problemas en evidencia y discutirlos. Si bien no hay que esperar que las partes se hagan amigas, se puede lograr que trabajen de manera productiva”, explica Jáuregui.

Establecer normas es también importante, indica el especialista, como por ejemplo si alguien hará un comentario negativo de un compañero de trabajo es mejor decírselo primero a él y no estarcomentándoselo a otros. También aconseja aplicar lo que en el fútbol se llama código de camerino, donde los jugadores discuten y saldan sus diferencias antes de entrar a la cancha. De igual modo en las reuniones de equipo podemos decirnos cualquier cosa, pero no hacerlo fuera, cuando se está trabajando.

Para el sicólogo organizacional Juan Domingo Fabbri, de Etika, lo contrario a los celos laborales es el trabajo en equipo y desde hace más de 30 años las empresas hacen esfuerzos para sensibilizar a sus empleados para que haya una concienciación de que todos son valiosos y que el bien de uno es el bien de todos y viceversa. Algo que no es simple y que cuesta asimilar tanto para los empleados como para los jefes, pero que se debe priorizar.

Un caldo de cultivo de celos y envidias son los chismes y rumores. Pedro (28) se enteró en una cena que en su empresa circulaba el rumor de que lo iban a destinar a otra ciudad con un cargo mayor, pero con el mismo sueldo. Durante un par de meses vivió en esa incertidumbre hasta que decidió consultar directamente a sus jefes, los que negaron el rumor, aunque efectivamente habrían cambios. Luego se enteró de que fue una colega que estaba tras de su puesto la que sembró el rumor y se encargó de difundirlo.

La mejor manera de combatir los chismes y especulaciones es con información clara y suficiente, dicen los expertos. Es decir, la empresa debe dar toda la información y lo más completa posible, si va a realizar cambios o si un área va a sufrir algún impacto. Mientras más pronto y amplia sea esa información, reducirá los rumores.

“El problema es que cuando la empresa no brinda la suficiente información, los empleados se la inventan. Es natural del ser humano hacer especulaciones. Cualquier detalle ya lo toman como confirmación de una idea que tenían. Por ejemplo, el jefe sale de una larga reunión de la oficina del gerente. A partir de esa situación especulan de que salió enojado, que discutió con el gerente, etc. Entonces para evitar esas situaciones lo mejor es informar bien, aunque a veces resulte reiterativo”, afirma el consultor de Human Value.

“Los chismes pueden destruir un equipo de trabajo, por eso la comunicación debe ser clara y abierta a todos, pero algo que es muy importante es que los jefes no deben hacer casos a ellos ni darles rienda suelta”, señala Fabbri.

En Bolivia es frecuente que cuando una persona asume un cargo superior surjan los celos, ya sea porque la persona viene de otro grupo, otra u otros consideran que no merecía el cargo y otras innumerables excusas.

“En esos casos el nuevo jefe debe ser muy receptivo y no confrontarse con los demás ni asumir actitudes autoritarias. Pero además la persona debe tener buenas habilidades sociales o lo que también se llama inteligencia emocional. Es decir, darse un tiempo para entender lo que sucede dentro de la organización y luego tomar medidas correctivas y además establecer contactos más humanos o de compañerismo con su equipo”, afirma el sicólogo organizacional de Etika.

En caso de que los intentos no hayan resultado y los celos sean de gran parte o de todos los demás integrantes de un grupo, lo mejor es reubicar a esa persona en otra área, lo que contribuiría a que pueda seguir desarrollando su potencial.
Son innumerables las situaciones por las cuales la envidia y los celos afloran en un grupo de trabajo. Algunas veces puede ser por la diferencia salarial entre compañeros en empresas que no tienen una política equitativa de sueldos, cuando hay áreas que se convierten en ‘feudos’ de algunos trabajadores y que consideran que nadie se debe meter en ellas.

Pero una situación que es muy frecuente en Bolivia y que genera recelos es cuando una mujer asume la jefatura de un grupo de hombres. Los expertos coinciden en que les resulta más empinada su labor y constantemente tienen que sufrir cuestionamientos y envidias de los hombres. ¿Qué deben hacer? “Lo importante es que ya sea hombre o mujer, la persona se dé cuenta de la diferencia que hay entre ser jefe y ser líder. Esto último es lo importante y eso se logra con habilidades en las relaciones humanas y en las decisiones que tomen”, concluye Fabbri. Cabe indicar que en todos los casos la disuasión y ganarse el respeto son las mejores armas contra la envidia.

TOME EN CUENTA

- Los talleres de integración ayudan a mejorar el ambiente laboral y consisten en realizar actividades fuera del ambiente laboral. Esto ayuda a conocer a las personas en otras facetas. Dinámicas de juegos, festejar los cumpleaños, churrascos y actividades deportivas pueden ser algunas de las actividades a realizar.

- No se puede decir que los celos y envidias entre mujeres es mayor o menor que entre hombres, pero en lo que los expertos coinciden es que asumen actitudes diferentes. Mientras los hombres son más frontales, las mujeres son más sútiles y expresan lo que sienten a través de comentarios y pequeños detalles.

- Es importante también asumir una actitud autocrítica y preguntarnos si nuestra conducta en el trabajo activó sentimientos de envidia, si nos hemos comportado de una mala manera, hemos despreciado a los demás o hemos minimizado su trabajo o sus éxitos. Si logramos reconocer y se confirma que nos hemos comportado de manera negativa es necesario que cambiemos de actitud y que no volvamos a repetir esa conducta.

¿Cómo salvar un día improductivo?

Cuán a menudo tuvo un día laboral en el que, cuando la media tarde se convierte con rapidez en el fin de la tarde, se da cuenta de que realmente no hizo nada?

Si usted es como muchos de los profesionales con los que se habló para un estudio reciente sobre la vida laboral diaria a través de la Escuela de Negocios de Harvard, entonces aquí le damos algunas pautas para salvar ese día en el que aparentemente no hizo nada.

'NO ME INTERRUMPAN'. De ser posible, saque algo de su cronograma de actividades para el resto del día, y proteja solo 20 minutos para concentrarse, sin interrupciones, en ese proyecto importante. Tener más tiempo es mejor si puede administrarlo, pero 20 minutos aún pueden hacer una diferencia.

Si es necesario, retírese de una reunión no esencial 20 minutos antes, o quédese en la oficina 20 minutos fuera de hora. (Usaría este tipo de tácticas si tuviera una llamada de negocios urgente, ¿no es verdad? Bueno, avanzar con su trabajo más importante es un tema de negocios urgente.) Cierre su email y apague su teléfono. Encuentre una sala de reuniones vacía o un cubículo donde nadie pueda encontrarlo.

LO QUE SE VE, SE ANOTA. Use un diario laboral para llevar la cuenta del progreso que consiguió ese día. Es natural concentrarse en lo que no hizo y las tareas que faltan; pero para obtener un impulso de felicidad y compenetración, debería dedicarle un minuto a repasar lo que sí logró. Incluso si simplemente marcó los próximos pasos de un proyecto creativo, tome nota.

FIJE METAS PARA MAÑANA. Use un truco que aplicaban Ernest Hemingway y otros escritores: deje las cosas por la mitad. Cuando tienen que dejar de trabajar en su proyecto más importante al terminar el día, termine en la mitad de un párrafo, la mitad de una oración, la mitad de una rutina, o algo así, siempre y cuando tenga una buena idea de cómo terminará ese párrafo. De esa forma, podría simplemente retomar la tarea el día siguiente.

TIEMPO MÁGICO

Unos 25 minutos le bastan para que dé un golpe de timón a un día poco activo.

Pros y contras de tener amigos en el trabajo

Dentro del entorno laboral se debe diferenciar entre la verdadera amistad y las relaciones amigables. Según Fanny Parrado, psicóloga y directora del Centro de Apoyo Integral Etapas, la amistad es un valor que engloba una serie de valores que se vivencian en la relación.

"Se considera amigo a esa persona con quien se comparte un vínculo afectivo, intereses, gustos o preferencias similares, hay una afinidad emocional de confianza, respeto, deseo de bienestar y superación hacia el otro", dijo. "En ese sentido, será positivo, constructivo y productivo compartir el trabajo con uno o varios amigos, con los demás compañeros de trabajo se mantienen relaciones amigables, en ambos casos no se separa la amistad del trabajo, se la incluye, pero se le debe poner límites", acotó.

OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS. Es muy probable que en el trabajo se logre encontrar a un verdadero amigo. Actualmente, señala Parrado, uno de los objetivos empresariales es cultivar relaciones amigables. "En pro de generar un buen clima laboral, las empresas motivan las relaciones solidarias, fraternas, de apoyo mutuo y trabajo en equipo, para el desempeño eficiente y responsable", afirmó.

LÍMITES. Al mismo tiempo, se corre el riesgo de que la gente confunda la "buena onda" con cierta licencia para faltar al compromiso con la tarea. Entonces, es ahí cuando hay que marcar los límites de las relaciones de amistad y trabajo.

CAMBIOS DE JERARQUÍA. Por otra parte, si alguien termina siendo jefe de un amigo y debe evaluar su desempeño y asignarle tareas, puede resentirse la relación. Un amigo puede esperar trato preferencial, lo que comprometería la estabilidad laboral de ambos. La amistad sobrevivirá solo si ambos deciden no mezclar la relación personal con la relación laboral, y es muy difícil no hacerlo. Uno no puede jugarse por un amigo si se expone a ser despedido. En todo caso, debe decidir qué es más importante, si el trabajo o la amistad. Sin embargo, si existe una verdadera amistad, es seguro que será muy gratificante para ambos, lo que sí es prudente será mantener las reglas o normas del trabajo.

CUANDO SURGEN PROBLEMAS. Uno de los problemas más comunes relacionados con las amistades laborales, es cuando una persona cuenta más de lo debido sobre su vida personal. A menudo las relaciones personales se complican y las amistades se deterioran. Janie Fritz, profesora de comunicaciones, en el portal lavozarizona.com, recomienda "tomar distancia" en estos casos. Esto implica pasar menos tiempo con la otra persona y hablar únicamente de cosas del trabajo. "Somos humanos y tendemos a buscar contacto con otros, pero a veces nos olvidamos lo que es dominio público y lo que es dominio privado", indicó

EL FACEBOOK. Asimismo, Fritz recomienda no aceptar como amigo en su página de Facebook o Twitter a compañeros de trabajo, y menos a los jefes. "Nunca se sabe si van a divulgar información privada", expresó. Si lo hace, asegúrese de que los compañeros de trabajo no tengan acceso a información que puede ser comprometedora. Otra opción, sería mantener dos páginas de Facebook, una dedicada para los amigos personales y otra para los de la oficina.

EL JEFE

Debe mantener una relación amigable con su personal, demostrar interés.

TRABAJO

No hay que olvidar que nos contratan para cumplir una tarea.

Ventajas de durar en un solo trabajo

Daniel Nicholson cree firmemente en el valor de la lealtad a una empresa. A los 46 años, el subdirector de calidad global ha trabajado en General Motors en Detroit por 29 años, aunque admite que su longevidad no es la norma.
"Cuando uno ha estado en una compañía por un largo tiempo, construye una red de personas que saben lo que usted puede hacer", dice. "Tienden a confiar en uno más y eso trae oportunidades", explica.
Luego de años de despidos y recortes de sueldos, la recuperación en el mercado laboral está dando a algunos empleados frustrados la posibilidad de cambiar de rumbo. Pero los asesores de carreras insisten en que seguir en el lugar en que se está debería ser una de las primeras opciones.
"Ya hemos pasado lo peor de la recesión. Si cree que la compañía puede salir adelante, ¿por qué no volverse a comprometer con su trabajo y ver lo que el esfuerzo que ya le dedicó puede producir?", pregunta Patricia Rice, una reclutadora de personal. Dice que la lealtad puede abrir puertas a más oportunidades.

LOS CASOS. Comprometerse con una compañía le ha dado resultado a Jackie Warrick, de 26 años, directora de contenidos en CouponCabin.com, un sitio web que ofrece cupones para comercios. Ha trabajado en la compañía en Chicago durante cuatro años y a pesar de una serie de ofertas de trabajo de otras empresas, no tiene planes de irse. "Prefiero trabajar en algo en lo que creo, en vez de andar dando vueltas sin saber a dónde pertenezco", dice.
Los expertos también agregan que cuando uno no abandona un trabajo, aprende a lidiar con situaciones y personas que no son óptimas, lo que da una capacidad de negociación que los ejecutivos dedicados a la contratación valoran.
Lo primero que debe hacer es dar prioridad a lo que es importante para usted así puede intentar solucionar lo que falta.

EL SALARIO NO SIEMPRE ES DETONANTE. La insatisfacción no se refiere siempre al dinero o los beneficios, según una encuesta del año pasado de Monster.com. Los empleados también valoran las oportunidades de escalar posiciones, el reconocimiento, tener buenos jefes y compañeros y los desafíos.
Si lo que lo inquieta es el aburrimiento, por ejemplo, busque otras oportunidades en la misma empresa. Nicholson mantuvo su trabajo interesante yendo a diferentes oficinas de GM alrededor del mundo.

PASOS A SEGUIR. Evalúe sus perspectivas y haga ajustes. Trate de averiguar si la compañía va a poder atender sus necesidades futuras en cuanto a educación y ascensos. Sea un profesional siempre y trate de hacer su trabajo lo mejor posible. Recuerde que la lealtad y la confianza son cualidades que llevan mucho tiempo cultivar pero casi nada acabar con ellas.