Usted tiene que tomar una decisión importante en el trabajo. ¿Cómo afectará esa decisión los resultados financieros de la empresa? Analizar decisiones mediante números es el ámbito de la contabilidad administrativa, como explican Gaizka Ormazábal y Eduardo Soler, del Instituto de Estudios Superiores de la Empresa de la Universidad de Navarra, España, en su reciente nota técnica La contabilidad en la toma de decisiones.
Mediante ejemplos, los autores analizan fórmulas para cuantificar el impacto de las decisiones, empezando con casos sencillos para ir aumentando la complejidad. Ormazábal y Soler explican cómo cuantificar el impacto de las alternativas de decisión usando dos enfoques: uno basado en el flujo de caja y el otro en las declaraciones de ingresos. También analizan el horizonte temporal de las decisiones, cuestiones de capacidad y de previsión de incertidumbre, temas relevantes para los administradores actuales.
Para ilustrar los conceptos de la contabilidad administrativa, la nota técnica pone un ejemplo destacado. Una compañía europea fabrica motores a diésel para tractores de jardín. En 2013, la compañía vendió 100.000 motores a 500 euros cada uno. En 2014, un importante detallista le pide a la empresa que le provea 1.000 motores en solo una semana, pero le ofrece 400 euros por cada motor. ¿La compañía debe aceptar ese pedido por 400.000 euros?
Los ejecutivos de la empresa podrían considerar la cuestión de los 400.000 euros examinando primero los costos relevantes. La verdadera pregunta, empero, es qué costos hay que considerar.
Los costos de producción por unidad para la compañía, de 330 euros, obviamente son relevantes en este caso pero, ¿qué hay de los costos de producción total de 450 euros por unidad?
¿Los costos de mano de obra son relevantes? ¿Lo son los costos fijos de manufactura? No todos los gastos se ven afectados por el pedido único del detallista, por lo que no habría que incluirlos en el análisis, aunque se requirieran en la declaración de ingresos.
Para analizar qué costos son relevantes, los autores se dirigen a la clasificación de costos; específicamente costos fijos y variables, costos directos e indirectos, costos irrecuperables y costos de oportunidad. Estas categorías no son mutuamente excluyentes y son muy útiles para los gerentes que tratan de identificar la relevancia de las decisiones del momento.
La forma más sencilla de medir el valor económico de la decisión es encontrar la diferencia entre los ingresos potenciales y los costos relevantes. Si el valor es positivo, probablemente deba aceptarse el pedido. Si es negativo, entonces debe de rechazarse.
La nota empieza con estos simples cálculos para ilustrar el razonamiento básico de la contabilidad administrativa. Más adelante se le agregan al proceso capas de complejidad. Por ejemplo,
¿la compañía está operando a su capacidad o por debajo de su capacidad? ¿Hay que considerar una escasez de recursos? ¿Es ésta una decisión operativa de corto plazo o hay cuestiones de la sustentabilidad de la empresa a largo plazo?
La regla general al decidir acerca del impacto de corto plazo de un pedido es considerar la diferencia entre los ingresos y los costos variables. Pero, ¿qué hay del largo plazo? ¿Podría la empresa seguir siendo viable si todos sus clientes siguieran el ejemplo de ese detallista y exigieran motores con descuento?
El plazo es determinante
Los costos fijos podrían no afectar la decisión de corto plazo cuando la compañía está operando por debajo de su capacidad, pero sí importan a la larga.
Desde un punto de vista operacional, el impacto de una decisión en el flujo de caja es relevante para la administración. Pero aun así, también importa el impacto en las declaraciones de ingresos. Y también pueden estar en juego las percepciones de los inversionistas, los contratos financieros, los impuestos e incluso los incentivos para los empleados.
Al trabajar con las declaraciones de ingresos, los cálculos para la toma de decisiones deben de seguir los principios contables generalmente aceptados, lo que requiere tomar en cuenta la depreciación de los bienes fijos.
Las políticas de evaluación del inventario también afectan el análisis, según se incluyan o no los costos fijos en los cálculos de la toma de decisiones.
En resumen, pueden ser significativas las diferencias entre las ganancias conforme los principios contables generalmente aceptados y los análisis de flujo de caja. Los dos enfoques son importantes para una buena toma de decisiones, pero hay que tener cuidado en realizar los cálculos por separado y no mezclarlos. Los gerentes que conocen y manejan la contabilidad para tomar decisiones saben lo mucho que afecta utilizar las cifras de manera correcta
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