El exceso de informes

Una de las premisas en el mundo empresarial es que para que algo pueda ser administrado y mejorado, tiene que ser medido. Esta idea está tan arraigada que inclusive se han escrito muchos libros al respecto, pero es importante destacar hasta qué punto es importante medir algo.

La falta de información puede ser tan perjudicial como el exceso de ella, y estos males son padecidos en diferentes empresas.

Las grandes empresas tienen la obsesión de querer medir todo, muchas veces por reportes que les pide alguna institución, en otras ocasiones por algún estándar que cumplir y en otras simplemente por conocer lo que sucede en la empresa, pero se debe tener cuidado con estos reportes y tratar de simplificarlos lo más posible.

El primer paso para obtener y tener un buen reporte es conocer realmente qué es lo que se busca, es decir, antes de solicitar cualquier tipo de información al departamento de análisis o de ventas, deténgase a pensar: ¿para qué quiere esa información?, ¿qué va a hacer con ella?, y sobre todo, ¿es indispensable obtenerla o puedo usar otro reporte ya elaborado anteriormente?

En muchas ocasiones se dará cuenta de que el reporte no lo necesita, o que pidió algo sumamente elaborado y solamente usa el 10 por ciento o, en el peor de los casos, ha pedido la misma información de cinco maneras diferentes y todas para llegar al mismo punto.

Al obtener un exceso de información no sólo corre el riesgo de interpretar mal la información, sino que, aún más importante, pierde el tiempo.

Un reporte es una herramienta muy útil, sin embargo, es importante aprender a simplificarlo para lograr su objetivo.