Cómo tener reuniones de trabajo más productivas

Las reuniones son indispensables para planificar y llegar a acuerdos con los miembros de una empresa, pero si no son llevadas correctamente pueden provocar grandes pérdidas de tiempo y generar costos innecesarios para una empresa.

Desde el portal web Entrepreneur.com se dan estos tres consejos para lograr que las reuniones o juntas en las empresas sean más productivas:



1. Pensar bien antes de invitar a todos
Antes de organizar una reunión hay que preguntarse: ¿Es indispensable tener una reunión? Tal vez se pueda resolver los pendientes con consultas independientes o un par de llamadas.

También hay que definir quienes son las personas que forzosamente deben asistir a la reunión pues su presencia es vital para atender el problema en cuestión.

2. Establecer una razón
Es necesario indicar por qué deben asistir los participantes a la reunión y qué se espera lograr. No olvidar ofrecer a los asistentes la opción de no asistir si creen que su presencia no puede contribuir de una manera significativa al objetivo de la cita.

3. Ser minucioso con los detalles
Tomar en cuenta los siguientes aspectos:

-Llevar una agenda clara del encuentro.

-De ser necesario, enviar los materiales de análisis por adelantado.

-Fijar una hora de inicio y una hora máxima de finalización para la reunión

-Evitar caer en puntos no establecidos en la agenda.

-Levantar una informe de los puntos acordados.