Documentar en la empresa

En una empresa es importante poner todo por escrito y documentarlo.

Como en todo, existen ciertas cuestiones a considerar al momento de documentar y he aquí alguna de ellas.

Claridad del escrito. Nunca se sabe quién va a leer el documento y sobre todo si es algo tan importante, como un manual de procedimientos. Por eso la claridad de las cosas que se escriben es de vital importancia. Recomendamos hacer las cosas “APT” es decir, “Aprueba de tontos”.

Sencillez. A nadie le interesa leer un manual de 400 hojas para explicar algo que podría hacerse en cinco páginas. Lamentablemente, tenemos la costumbre de saturar de información los escritos; recuerden que no importa el tamaño o longitud, lo que importa es la sencillez y precisión de lo que se escribe.

Diagramas y dibujos. La razón por la que los niños prefieren leer libros con dibujos es muy simple, es porque son más sencillos de entender e interpretar. De la misma forma deberían de estar escritos todos los manuales de una empresa, con dibujos. Dejemos a un lado esos diagramas complicados y logrará que las personas capten mejor el mensaje.

Colores, orden y limpieza. Ponga todos los documentos en un orden que tenga coherencia no sólo para usted; también utilice carpetas de colores para guardarlos y tenga la mayor limpieza posible.

Lugares visibles. Los manuales que se hagan deben de estar colocados en lugares visibles, no son para guardarse en el ultimo cajón del archivero.

Seriedad vs entendimiento. Muchas veces las empresas, por intentar verse serias y responsables, realizan manuales tradicionales llenos de palabras confusas y de 800 páginas. Olvídese de eso, opte mejor por la practicidad, por el entendimiento