Dicen que lo perfecto es enemigo de lo bueno. Y aunque todos debemos esforzarnos por hacer las cosas de la mejor manera, ser perfeccionista puede ser muy improductivo. Lisa Zaslow, experta en productividad organizativa y fundadora de Gotham Organizers, explica que algunos proyectos importantes pueden requerir tiempo y atención extra, pero a menudo se cae en la trampa de desperdiciar tiempo significativo en detalles menores.
"Esto no vale para todos los proyectos, pero si está tratando de encontrar la palabra perfecta en un correo electrónico, eso no le importa a nadie”, dice. Zaslow explica que empleó esta táctica al diseñar el sitio de su compañía. "La meta que me fijé fue estar 80% satisfecha con el sitio, porque sabía que no llegaría a estar conforme en un 100%”.
Apuntar a un 9, en vez de un 10 es uno de los trucos extremadamente simples que puede emplear para tener jornadas más productivas. Cambios menores en las rutinas, pequeños ajustes en los hábitos laborales y un poco más de concentración en unas pocas áreas a menudo ignoradas, no sólo son maneras simples de mejorar el desempeño en el lugar de trabajo sino que también pueden ayudar a crear hábitos que tengan más probabilidades de sobrevivir todo el año. A continuación le damos más trucos, sugerencias y cambios de hábitos que le harán más productivo.
Despeje su lugar de trabajo, pero sin vaciarlo
A menudo se le atribuye a Albert Einstein la interrogante: "Si un escritorio atestado y desordenado es señal de una mente atestada y desordenada, ¿de qué es señal un escritorio vacío?”. Si bien un escritorio atestado que hace difícil encontrar cosas puede ser una traba para la productividad, un escritorio vacío puede ir en contra de su motivación y creatividad.
"Tener demasiado atestado mi lugar de trabajo me distrae de hacer las cosas”, admite Michael Pryor, CEO de Trello, un proveedor de administración de proyectos y software de colaboración. Pryor recomienda en cambio no tener más de tres ítems en su escritorio, agregando que en el suyo sólo tiene una foto de su familia y su laptop.
Dele tiempo a lo que no puede tener horario
Para quienes acostumbran tener el día puntillosamente organizado, es importante dedicar una porción del día a lo que no puede tener horario, según Pryor, que recomienda dejar abierta una ventana de 30 minutos todos los días. "Trato de no organizarme en exceso”, dice. "A veces los mejores momentos de creatividad se dan cuando paso por la oficina de alguien o en un almuerzo informal no planificado”.
Haga listas de cosas por hacer al final al día
Hacer el puente entre la productividad de un día y el siguiente a menudo es un desafío, que es el motivo por el que muchos pasan la primera parte del día tratando de entender dónde interrumpieron el trabajo la jornada anterior. Se puede ahorrar un poco de tiempo y esfuerzo mental en la mañana temprano armando una lista de cosas por hacer al final de cada día, dice Janice Adams, organizadora profesional certificada y socia de Peace of Mind Organizing en St. Louis, Missouri.
La humilde lista de cosas por hacer es el recurso de productividad favorito de Reshma Saujani, fundadora de la firma Girls Who Code. Le contó a Fast Company que esas listas incluyen "lo que quiero lograr esta semana, cuándo quiero que esté listo y cómo quiero hacerlo”.
Maximice su hora más productiva
Todos tienen un momento del día en que son más productivos. Pryor lo define como el periodo cuando "logra hacer más trabajo sin aferrarse a un cronograma estricto”. "Si uno logra concretar más cosas por la mañana que por la tarde, se puede comenzar a trabajar más temprano cuando hay mucho por hacer”, dice Adams.
Haga una lista de pendientes de baja productividad
No se puede estar siempre a full y cuando llegan inevitablemente los momentos de baja, es bueno estar preparado con una lista de cosas por hacer con actividades que exigen poco al cerebro. "No se puede estar al 100% todo el tiempo, por lo que querrá tener cosas que pueda hacer cuando tiene el cerebro frito pero de todos modos tienen que seguir trabajando”, dice Lisa Zaslow, experta en productividad organizativa y fundadora de Gotham Organizers. "Es la hora para vaciar la carpeta de entrada de correo, agendar contactos o hacer llamadas de seguimiento”.
Desarrolle un ritual previo a la competencia
Muchos atletas de alto desempeño son conocidos por sus rituales y supersticiones raras previas al juego: los momentos de Michael Phelps con capucha y auriculares, los shorts de la suerte de Michael Jordan o la camisa Nike roja de Tiger Woods.
Se ha demostrado que una rutina antes de entrar en una situación de alta presión es efectiva y no sólo para atletas profesionales. "Se trata de tener unos pocos pasos simples que pueda repetir sistemáticamente para decirse ‘Ahora me voy a enfocar’”, dice Zaslow, explicando que estos rituales pueden ir desde despejar el escritorio a sacar una lapicera de la suerte o asumir una cierta pose.
Ponga el cerebro en piloto automático
Alguna de la gente más productiva del mundo, como Mark Zuckerberg o Barack Obama, son conocidos por usar la misma ropa todos los días. "Verán que sólo uso trajes grises o azules”, le dijo Obama a Vanity Fair. "Trato de reducir la cantidad de decisiones que tomo. No quiero tomar decisiones respecto a lo que como o la ropa que uso. Porque tengo demasiadas otras decisiones que tomar”.
Aunque suene aburrido, decidir qué comer o qué usar en piloto automático puede ser muy beneficioso. "La productividad es una función de su energía mental y el tiempo que dedica a cada cosa y demasiado a menudo el espacio mental nos frena más que el trabajo mismo”, concluye Zaslow.
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